A crença de que só se troca de contabilidade em janeiro é uma das mais caras do mercado. Ela mantém empresários por mais um ano inteiro em um serviço que já não atende e, muitas vezes, acumulando problema.
Não existe impedimento legal para mudar de escritório em qualquer mês. O que existe é uma transição bem conduzida e uma transição malfeita. A diferença entre elas está no processo.
O que você tem direito de receber
A documentação contábil pertence à empresa, não ao escritório. Ao encerrar o contrato, você deve receber:
- Balancetes e balanços dos exercícios encerrados;
- Livros Diário e Razão;
- Arquivos digitais das obrigações acessórias entregues (SPED, ECD, ECF, EFD);
- Comprovantes de entrega e recibos de transmissão;
- Documentos trabalhistas: fichas de registro, folhas processadas, rescisões;
- Guias pagas e em aberto;
- Certificado digital, se estiver sob a guarda do escritório.
Recibo de transmissão é diferente de declaração entregue. Peça sempre o recibo: é ele que prova a entrega perante o fisco.
Onde as empresas se machucam
Passivo herdado sem diagnóstico
É comum a empresa descobrir, meses depois da troca, que havia obrigações não entregues em períodos anteriores. Quando isso aparece só na primeira notificação, a multa já correu. Por isso o diagnóstico precisa vir antes de o novo escritório assumir, não depois.
Vácuo de responsabilidade
A data em que um escritório sai e o outro entra precisa estar clara por escrito, com as competências divididas. Sem isso, uma obrigação do mês da transição fica no meio do caminho, e ninguém entrega.
Acesso a sistemas
Procurações eletrônicas no e-CAC, acessos a portais estaduais e municipais, certificado digital. Tudo precisa ser transferido, e alguns desses processos levam dias.
Como conduzimos a transição na MPCon
- Solicitação formal. Nós escrevemos ao escritório anterior pedindo a documentação. Você não intermedeia essa conversa.
- Conferência do que veio. Comparamos o que foi entregue com o que deveria existir e listamos as lacunas.
- Diagnóstico de pendências. Consultamos a situação da empresa junto às Receitas Federal, Estadual e Municipal para saber o que está realmente em aberto.
- Plano de regularização. Se houver passivo, apresentamos o que precisa ser feito, em qual ordem e com qual custo, antes de começar.
- Assunção com data definida. A competência a partir da qual assumimos fica registrada em contrato.
Quando a troca é urgente
Alguns sinais indicam que esperar sai mais caro do que trocar:
- Você descobre guias vencidas depois do vencimento;
- Ninguém explica o motivo do valor do imposto;
- Certidões negativas não saem porque há pendência que ninguém resolve;
- O escritório não responde em prazo razoável;
- Você nunca viu um balanço da sua própria empresa.
Nenhum desses itens melhora sozinho com o tempo.