O eSocial cruzou informações que antes viviam em sistemas separados. O efeito prático é que uma inconsistência que passava despercebida hoje aparece automaticamente e vira notificação.
Na nossa rotina de departamento pessoal, estes são os pontos onde as empresas menores mais se machucam.
1. Admissão informada depois do início do trabalho
O evento de admissão precisa ser transmitido antes de o colaborador começar a trabalhar. Não no mesmo dia, não no dia seguinte: antes. É o erro mais comum e um dos mais caros, porque configura empregado sem registro no momento da fiscalização.
Combinou a contratação numa sexta para começar na segunda? A informação precisa sair antes da segunda começar. Avise o departamento pessoal no momento em que fechar, não no dia da entrada.
2. Afastamento não informado
Atestados que geram afastamento têm prazo próprio de comunicação. Empresas costumam guardar o atestado na pasta do funcionário e esquecer de repassar, até que o INSS questiona o benefício ou a fiscalização aponta a lacuna.
3. Alteração contratual esquecida
Mudança de função, de salário, de jornada ou de local de trabalho são eventos que precisam ser informados. Aumento combinado verbalmente e aplicado na folha sem o evento correspondente cria divergência entre o que foi pago e o que foi declarado.
4. Divergência de dados cadastrais
Nome, CPF e data de nascimento precisam bater exatamente com a base do CPF. Uma letra diferente já rejeita o evento. Como a rejeição acontece no envio, o registro simplesmente não existe até que seja corrigido, e o prazo continua correndo.
5. Rescisão fora do prazo
O evento de desligamento tem prazo próprio, distinto do prazo de pagamento das verbas rescisórias. Cumprir um e perder o outro é frequente.
Como reduzir o risco na prática
- Comunique cedo. Avise o departamento pessoal assim que a decisão for tomada, não quando ela for executada.
- Confira os dados na contratação. Peça o documento e confira o CPF antes de enviar.
- Centralize os atestados. Defina uma pessoa responsável por repassar todo atestado no dia em que ele chega.
- Não pactue nada só verbalmente. Toda alteração de contrato precisa virar registro.
No serviço de departamento pessoal da MPCon, acompanhamos os prazos de cada evento e avisamos antes do vencimento. A maior parte dessas multas se evita com comunicação, não com conhecimento técnico.