“Qual regime é mais barato?” é a pergunta errada. A pergunta certa é: “mais barato para esta empresa, com esta margem, esta folha e estes clientes?”. A resposta muda, e muda mais rápido do que a maioria dos empresários imagina.
Os três regimes, em uma frase cada
- Simples Nacional: tributos unificados em uma guia, com alíquota que sobe conforme o faturamento dos últimos 12 meses.
- Lucro Presumido: o fisco presume uma margem de lucro sobre o faturamento e tributa sobre ela, independentemente do lucro real.
- Lucro Real: tributa o lucro efetivamente apurado na contabilidade, com apuração mais complexa e mais oportunidades de crédito.
O que realmente pesa na conta
1. A sua margem
Este é o fator mais ignorado. No Lucro Presumido, a Receita presume uma margem fixa por atividade. Se a sua margem real for menor que a presumida, você paga imposto sobre um lucro que não teve. Se for maior, o presumido pode ser vantajoso.
Empresa com margem apertada e Lucro Presumido é a combinação que mais aparece nos nossos diagnósticos de empresas que chegam insatisfeitas.
2. A folha de pagamento
Nos anexos do Simples Nacional que consideram o Fator R, a proporção entre folha e faturamento decide em qual anexo a empresa se enquadra, e a diferença de alíquota entre anexos é significativa. Empresas de serviço com folha relevante frequentemente descobrem que estão no anexo errado.
3. Quem são os seus clientes
Se você vende para outras empresas que aproveitam crédito de PIS, COFINS e ICMS, o regime que você escolhe afeta o valor que o seu cliente paga. Isso pode influenciar a sua competitividade comercial, não só o seu imposto.
4. A atividade exercida
Algumas atividades são vedadas ao Simples Nacional. Outras entram por anexos específicos. E o CNAE registrado precisa refletir a atividade real. Divergência aqui é fonte clássica de autuação.
Um exemplo que ilustra
Duas prestadoras de serviço faturam o mesmo valor por mês. A primeira tem três funcionários registrados; a segunda opera só com o sócio e terceirizados. Mesmo faturamento, mesma atividade e alíquotas efetivas bem diferentes, porque o Fator R separa as duas em anexos distintos.
É por isso que comparação de regime não se faz por tabela genérica da internet. Se faz com os números da empresa.
Com que frequência revisar
Pelo menos uma vez por ano, e sempre que houver:
- Mudança relevante de faturamento;
- Contratação ou desligamento que altere a folha de forma significativa;
- Entrada em uma nova atividade;
- Mudança na legislação que afete o seu setor.
Na MPCon, essa análise comparativa é recorrente e faz parte do serviço fiscal, sem cobrança de consultoria à parte.